A informação e o capital intelectual são os principais ativos das empresas para todas as estratégias de vendas, gestão operacional e marketing. Mas principalmente para a execução. A gestão de produtividade é o grande desafio de toda empresa.

Não existe uma fórmula mágica para trabalhar a gestão de produtividade, mas existem alguns ladrões invisíveis que nos distraem daquilo que é necessário ser realizado. Para quem trabalha com pessoas e onde o negócio é cuidar do cliente, a atenção deve ser redobrada.

O que é interessante, é que uma simples alteração no modo de trabalhar traz efeitos imediatos em todo ecossistema produtivo de sua empresa. Dando um exemplo:

Ou seja, todas as informações de seus clientes guardadas de forma adequada, disponíveis para todo o ecossistema de vendas, marketing e operações. A qualidade dos dados pode diminuir sensivelmente, com acumulo do tempo gasto de todos os funcionários da cadeia, na obtenção de uma informação.

Parece óbvio, certo?  Entretanto, o óbvio nem sempre é simples, porque nos distraímos na indisciplina e nos desafios do cotidiano.

Alguns ladrões invisíveis de tempo:

1. Falta de CEP

Todos os dias precisamos preencher formulários com endereço completo, por isso não é admissível aceitar qualquer endereço sem CEP, principalmente porque grande parte dos sistemas já contam com ferramentas de auxílio ao preenchimento através de APIs de endereços ou licenças de DNE dos correios.

Você certamente já passou pelas situações abaixo:

• Acessou o um site para pegar o endereço de uma empresa e não encontrou o CEP, e perdeu um tempão para fazer uma ou mais pesquisas adicionais para pegar o CEP.
• Acessou seu e-mail para pegar o endereço completo na assinatura de um remetente de e-mail, mas não tinha o CEP. Novamente outras pesquisas na internet para localizar o CEP.
• Pegou os dados para cadastrar um funcionário em algum benefício e recebe as informações sem o CEP
• CEPs errados = prejuízo financeiro garantido. Além da perda de tempo pode-se também ter perdas financeiras com o envio de correspondência para endereços inexistentes, com CEPs errados ou zerados.
• Ausência de zelo no preenchimento de cadastro: Os usuários do sistema de gerenciamento de informações efetuam cadastros de pessoas físicas ou jurídicas sem CEP e quando precisam enviar correspondências será necessário atualizar o cadastro.

2. EMAILS

• E-mails sem assinatura: No dia-a-dia ficamos habituados a pegar dados nas assinaturas de e-mails e é desconcertante pesquisar o e-mail de um remetente para buscar alguma informação (telefone ou endereço) e não encontrar na assinatura.
• Assinatura de e-mails em imagem: Quando a “elegância” é inimiga da funcionalidade. Você recebe um email, abre-o no smartphone e clica sobre o telefone da assinatura para efetuar uma ligação automaticamente e descobre que é uma imagem. Que decepção!

3. SITES, DOCUMENTOS, PASTAS DE FAVORITOS 

• Você adiciona um site (documentos, pastas, etc.) em arquivos ou nos favoritos, mas não os organiza por necessidade e/ou assunto. Conte quanto tempo você perde para achar a informação.

Estes foram apenas alguns exemplos dos assassinos de produtividade, há muitos outros. Otimize sua produtividade e de sua equipe. Abaixo sugestão de critérios para classificação de atividades rotineiras:

Boas vendas e bons negócios.

Leia também: Pensando Inovação