Frequentemente nos deparamos com a necessidade de usar um software de compartilhamento de arquivos digitais com pessoas do seu ambiente de trabalho ou com pessoas do seu convívio social.

Para quem trabalha com seguros a necessidade de compartilhamento de arquivos é constante. Diariamente são dezenas de arquivos como propostas, apólices, planilhas, apresentações, entre outros documentos digitais que recebemos e enviamos normalmente por e-mail. Porém, esse tipo de recurso que  é desenhado para a troca de mensagens é considerado inadequado para a finalidade de compartilhar documentos. Compartilhar arquivos via e-mail não é a melhor alternativa, principalmente para quem envia e recebe muitos e-mails rotineiramente. Dentre os motivos destacamos:

1. Caixa de e-mails tem limite de armazenamento, independente do provedor de dados, seja no tamanho da caixa, das mensagens, do número de envios por minuto ou tamanho do anexo;
2. Encontrar um arquivo no meio de inúmeras mensagens pode se tornar uma tarefa improdutiva;
3. Nem sempre os arquivos recebidos ou enviados possuem nomes que você julga ser coerente.

A demanda por compartilhamento de arquivos é comum em nosso cotidiano. Sites de redes sociais e diversos aplicativos online oferecem o compartilhamento e a interação, inclusive pública, de mensagens, fotos e vídeos. Sob a perspectiva das milhões de pessoas que usam esses serviços, o ato de compartilhar aquilo que é digital tornou-se prático e oportuno, principalmente devido à popularização do uso de celulares e smartphones.

No mundo corporativo há demanda por soluções que atendam o compartilhamento de arquivos com características como por exemplo: privacidade, sigilo, segurança da informação e criptografia. Felizmente, nos últimos anos, estamos vivenciando uma contínua evolução tecnológica, com a criação de ferramentas para solucionar diversos problemas corriqueiros que nós nem imaginávamos como resolver. Várias empresas criaram produtos ou serviços online, inclusive com recursos gratuitos que atendam essa demanda, sejam para fins pessoais ou profissionais.

Muitas corretoras de seguros e assessorias não contam com ferramentas adequadas que automatizam ou melhoram o fluxo de informações dentro da empresa, seja por falta de verba para investimento ou mesmo devido a ausência de um profissional de tecnologia da informação que as auxilie na melhoria contínua dos processos.

Por isso preparamos uma lista com algumas ferramentas online e gratuitas que facilitam o compartilhamento de arquivos, sem investimento inicial.

Lista de Ferramentas para compartilhamento de arquivos GRATUITOS

É considerada uma excelente ferramenta de compartilhamento de arquivos que usa o conceito de computação em nuvem de computadores. É possível compartilhar arquivos de texto, planilhas de dados, apresentações e até mesmo questionários ou formulários que você mesmo pode criar.

Outra vantagem é que pode-se editar os documentos e planilhas de forma colaborativa, ou seja, todas as pessoas envolvidas poderão alterar o mesmo arquivo, online e em tempo real.

O Google Drive não é apenas um serviço de compartilhamento de arquivos, é uma ferramenta completa de produtividades online. Os documentos e planilhas criados ou armazenados no Google Drive podem ser compartilhados com quem você quiser, basta informar os e-mails das pessoas que terão acesso.

Características que facilitam o seu trabalho:

• Você cria, armazena e envia os seus arquivos sem ter que anexá-los a e-mails;
• É possível ter acesso a tudo que foi compartilhado, já que essa tecnologia faz o armazenamento em nuvem, portanto não está guardado num único computador. Isso evita a perda do documento num eventual dano irreversível do disco onde ele está guardado;
•  Capacidade de 15 GB de armazenamento gratuito para compartilhar entre o Google Drive, o Gmail e Fotos do Google+;
• Essa tecnologia está disponível para uso em computadores, tablets e smartphones.

Como usar o compartilhamento de arquivos no Google Drive

1. Faça uma conta no Google, caso ainda não tenha acesso a qualquer dos serviços que essa empresa oferece como por exemplo o Gmail. Assim  que se conectar numa conta, o acesso ao Drive é através do menu “aplicações”, no topo da página, à direita, representado pela imagem de um conjunto de 9 quadrados.
2. Acesse a área do Google Drive e clique no botão que cria um tipo de documento;
3. Assim que escolher o tipo de documento desejado, dê  um nome para o arquivo criado e comece a trabalhar nele.
4. Se o documento necessita de colaboração de outras pessoas, basta clicar no botão “Compartilhar” e enviar convites aos emails dos colaboradores.

O Dropbox também é uma ferramenta de armazenamento, podendo substituir qualquer outra mídia na troca de arquivos, como pen-drives, CDs, DVDs e Hds externos.
Com o Dropbox, além da ferramenta online você também pode usá-lo off-line, quando estiver sem conexão de internet. Para isto basta instalar o aplicativo em todos os equipamentos que você usa (computador, notebook, tablet e smartphone)  e sincronizar os arquivos de forma que estejam disponíveis em qualquer dispositivo, como se estivesse online.

O melhor de tudo é que você pode começar a utilizar o Dropbox de forma gratuita e se a demanda por espaço crescer muito basta contratar um dos pacotes do serviço pago e continuar usando, sem necessidade de nenhuma alteração de estrutura de dados ou novas instalações.

Características  que facilitam o seu trabalho:

• Acesse os arquivos do celular, tablet ou computador, online ou off-line;
• Seus arquivos ficam sempre seguros, já que contam com um recurso inteligente de recuperação;
• Acaba com a necessidade de utilizar pendrives na hora do trabalho.  Evita  o uso de e-mails com a finalidade de troca ou atualização de versões do documento, principalmente  quando envolver trabalho em equipe.

Como usar o compartilhamento de arquivos no Dropbox

1. Acesse o site: https://www.dropbox.com;
2. Faça o seu registro e baixe o aplicativo e instale em seus dispositivos;
3. Depois é só sincronizar os arquivos entre os dispositivos. O software é bem documentado e intuitivo.

Você gostou das nossas dicas anteriores, mas procura uma ferramenta online mais simples, que não precisa necessariamente armazenar arquivos, mas apenas compartilhar?  Então experimente o We Transfer.
Com o We Tranfer você pode enviar arquivos de até 2 GB para o e-mail de qualquer pessoa. E quem receber o e-mail terá os links para baixar o(s) arquivo(s) que ficarão disponíveis imediatamente.

O serviço tem um pacote gratuito e não precisa de registro, portanto é perfeito para quem deseja compartilhar arquivos, mas não precisa de ferramentas robustas que armazenam arquivos na nuvem.

Uma das vantagens do We transfer é mesmo a sua simplicidade, e a principal diferença está na forma de baixar os arquivos (na versão gratuita), pois ele permite fazer o download dos múltiplos documentos recebidos de uma só vez, compactados.  Importante lembrar que os arquivos são apenas transferidos e não armazenados no We transfer.

Características  que facilitam o seu trabalho:

• O We Transfer é simples, gratuito e não precisa de registro, basta fazer o envio;
• Seguro e sem limite de envios.

Como usar o compartilhamento de arquivos no We transfer

1. Acesse o site: https://www.wetransfer.com
2. Antes de iniciar a seleção dos arquivos a serem transferidos precisa concordar com sua política de privacidade;
3. Clique em “adicionar ficheiros” na página inicial e adicione os arquivos que você quer compartilhar;
4. Digite o endereço de e-mail de quem vai receber os arquivos;
5. Digite o seu endereço de e-mail;
6. Escreva uma pequena mensagem para o destinatário identificar o assunto;
7. Clique no botão de transferência e aguarde até que o envio seja concluído.

Gostou das ferramentas de compartilhamento de arquivos que apresentamos hoje?  O objetivo desse artigo é mostrar que você pode ter acesso a diferentes facilitadores de trabalho com ótimas ferramentas, e ainda iniciar sem nenhum custo.

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