Há décadas que a habilidade de se comunicar online é importante para os negócios. Com o aumento do trabalho remoto, esta competência tornou-se fundamental. Porém, nem todos conseguem extrair o melhor de seus e-mails, reuniões remotas e outros tipos de interações virtuais.

Dicas para sua comunicação objetiva, agradável e eficaz na ferramenta mais utilizada para comunicação digital dentro das empresas: o bom e velho E-mail.

Este canal não sai de moda. O e-mail, além de ser um meio de envio de mensagens rápido e universal, ainda funciona como histórico e arquivo de documentos. Para redigir e-mails que passem uma boa imagem ao destinatário e criem interações agradáveis, é necessário ter atenção a alguns fatores.

1) Saudação

Imagine que você está encontrando a pessoa pela primeira vez no dia. Ao encontrar alguém, é educado cumprimentar, não é? No e-mail é a mesma coisa. Escreva primeiro um “Bom dia” (ou tarde, noite) e em seguida pergunte como está a pessoa, para demonstrar interesse.

“Fulano, bom dia! Tudo bem?”. Este é um exemplo cordial e casual. Caso o seu interlocutor seja alguém mais formal, você pode usar “Prezado, bom dia.”

Se você for tocar e-mails mais de uma vez ao dia, não é necessário cumprimentar a cada mensagem. Porém, tenha o cuidado de usar o nome da pessoa e expressões gentis como “por favor”, “por gentileza” e “obrigado”.

2) Tom ou polidez

É interessante conhecer o seu interlocutor para definir o melhor tom para sua mensagem. Caso você não conheça, opte por um tom mais formal. Se você já possui afinidade, você pode adotar tom mais informal. Mesmo que seu interlocutor seja seu amigo, jamais use palavrões ou expressões grosseiras em meios de comunicação corporativos. Demonstre profissionalismo.

Se você não conhece seu destinatário ou não possui uma relação mais próxima, evite gírias, emojis e abreviações não oficiais como “vc”, “tbm”, “tá bom” etc. Fechar o e-mail com “beijos” ou “bjo” também é muito informal e, dependendo do perfil do destinatário, este pode estranhar.

Por outro lado, mesmo que você opte pelo tom mais formal, não escolha termos muito eruditos para tentar impressionar. Textos muito rebuscados podem passar uma imagem pedante. Termos que não facilitam a comunicação devem ser cortados do texto. O mesmo para expressões inúteis como “venho por meio desta comunicar…” ou “sem mais para este momento”. Imagine que expressões sem utilidade são como lombadas no meio da rua. Ao revisar seu texto, deixe a “rua lisinha”.

3) Assunto

O e-mail precisa ter um assunto claro, que resuma o tema e para que os participantes da conversa possam ter uma noção de prioridade para abertura da mensagem e depois, organizar sua caixa de entrada.

Jamais envie um e-mail corporativo sem o campo “assunto” ou com termos muito gerais do tipo “Reunião diária”, “Olá”, “Mensagem importante” (qual o tema para que seja considerada importante?), dúvida, etc. Você pode usar os termos “urgente”, “importante” ou “priorizar” antes do assunto em si, mas jamais use estes termos sozinhos no campo assunto.

Por exemplo,
Assunto: (IMPORTANTE) Orientações iniciais do projeto X

4) Estrutura do e-mail

A mensagem deve ter começo, meio e fim, mas não como uma redação escolar. E-mails devem ser diretos e objetivos, reservando as discussões argumentativas para reuniões ou ligações.

Se houver muitas considerações dentro da mensagem, tente organizar por temas ou escrever em tópicos. Assim, você provê melhor experiência de leitura ao destinatário. Coloque cada ideia em um parágrafo ou em um tópico. Evite o “blocão”, ou seja, o texto muito longo sem separar por parágrafos.

5) Formatação

A fonte está adequada à leitura? Há algo a destacar com outra cor ou recurso de negrito/ itálico/ sublinhado? Verifique se sua mensagem está agradável de se ver e se não está com poluição visual.

6) Finalizando o e-mail

A assinatura é muito importante no e-mail corporativo. Uma assinatura completa traz o nome da empresa que o interlocutor representa e sua área de atuação (ou somente o segundo item, se for autônomo). Além disso, traz os meios de contato: minimamente, e-mail e telefone. Se houver necessidade, o endereço comercial, redes sociais, site e outros canais. Se sua empresa tiver um padrão de identidade, siga-o.

Mas, antes da assinatura, é interessante deixar um cumprimento final. A formalidade deste cumprimento segue o tom do e-mail. Em mensagem corporativa, evite “beijos, “abraço apertado” e outros termos muito pessoais e excessivos. “Abraços” para e-mails mais casuais e “Saudações” para e-mails mais formais são suficientes. Valem também:

• “Em caso de dúvida, estou à disposição”
• “Atenciosamente” (evite Att.)
• “Cordialmente

O e-mail é um canal primordial para os negócios. Parece irrelevante a princípio, mas saber escrever um e-mail claro e educado agrega muito para a imagem do profissional. Além disso, evita desentendimentos e até mesmo antipatia gratuita devido a algum incômodo gerado pela comunicação.
Aguarde novo artigo para se comunicar melhor online, desta vez em reuniões remotas e outras ocasiões.

7) Assinatura do e-amil

Evite usar a assinatura do e-mail como imagem. Isso dificulta o acesso rápido à informação. Exemplo: clicar sobre o e-mail e abrir automaticamente uma conversa em seu sistema de mensagens. Ou clicar sobre o número do telefone e ser direcionado automaticamente para uma ligação.

Se a assinatura estiver toda em uma imagem é necessário digitar os dados que precisa usar, seja o número do telefone, endereço eletrônico(e-mail) ou mesmo o CEP, para uma pesquisa no Goolge Maps.

 

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