Por mais intuitivo que um sistema seja é importante que o colaborador saiba como encontrar a função que precisa rapidamente sem ter que tirar dúvidas com o suporte ou manual.

Conhecimentos básicos de informática não farão com que os usuários absorvam as funcionalidades de um sistema sem um treinamento que alinhe seus conhecimentos técnicos e do negócio com as funções oferecidas pelo software.

Assim será possível eliminar prováveis limitações e garantir o máximo de aproveitamento de uso do sistema implantado.

É importante usar o treinamento para explorar as formas de facilitar a navegação e encontrar atalhos na busca das informações corretas porque se o usuário não souber que uma ação pode ser executada automaticamente, ele a realizará manualmente.

Outro exemplo são as pesquisas. Apesar de convivermos com buscadores na Web há muito tempo, alguns usuários definem algumas formas de pesquisa no sistema que seguem um roteiro fixo e nem sempre podem ser as maneiras mais rápidas de encontrar as informações desejadas.

Portanto, apenas “aprender fazendo” uma atividade acaba por dificultar o uso, fazendo com que o usuário do sistema execute tarefas mais complexas do que o necessário.

Se não observar um ícone ou aba de atalho, pode abrir e fechar várias telas sem necessidade ou retornar ao menu desnecessariamente.

O que replicar em um treinamento de software

Além das funções e particularidades de software, um treinamento também envolve as boas práticas de gestão, principalmente porque o conhecimento da equipe não é linear e muitos colaboradores não dominam o conhecimento do negócio da empresa.

Muitos gestores consideram um sistema de acordo com a possibilidade de sua adaptação aos procedimentos da empresa. Mas é importante considerar que o uso de outras ferramentas que facilitem a operação certamente exigirá algum ajuste nos processos atuais, visando maior eficiência.

A adoção de um sistema desenvolvido para o seu segmento já contempla as necessidades do seu negócio, entretanto, alguns fluxos de processos deverão ser adaptados.

Por isso, o treinamento é uma oportunidade para eliminar eventuais falhas de seu fluxo de processos e as formas de melhorar a eficiência e a qualidade dos seus serviços.

O treinamento de software não é apenas um roteiro sobre como usar um sistema e preencher telas, mas uma capacitação das melhores práticas na execução de processos e controle de tarefas.

O principal desafio no planejamento de um treinamento de software é alinhá-lo com a visão do gestor e as características dos usuários da equipe.

Ninguém conhece melhor a sua corretora de seguros do que quem trabalha diariamente nela, mesmo que seja um especialista em seguros ou saúde suplementar.

Cada empresa tem suas particularidades, processos e cultura própria. Por outro lado, ninguém conhece melhor o software do que quem se relaciona diariamente com diversos usuários com necessidades semelhantes e abordagens distintas.

Alinhar esses conhecimentos e experiências previamente, considerando as carências e necessidades particulares de cada equipe, constituem desafios importantes.

Logicamente um bom treinamento precisa ser capaz de transmitir conhecimentos práticos alinhados às necessidades da empresa contratante. Não se trata apenas de uma atividade teórica, portanto, sempre que possível é fundamental que os treinamentos sejam “mão na massa” porque absorvemos melhor quando fazemos.

Isso não significa que o treinamento precise abordar todas as funcionalidades do sistema. A agilidade no uso da ferramenta virá com a prática, mas o colaborador precisa saber como acessar rapidamente as informações que necessita na hora de prestar atendimento.

Para melhorar a performance de toda a equipe, o treinamento também deve envolver a área comercial que poderá participar de parte do processo da gestão das informações, implementando práticas que melhoram a produtividade da área e colabore com os demais departamentos.

Tanto a corretagem de seguros quanto a gestão de benefícios corporativos possuem particularidades que envolvem procedimentos a serem executados corretamente para garantir a eficiência do serviço e a melhor experiência para o cliente.

Também é muito importante considerar a rotatividade de pessoal e que eventuais mudanças de funções geram a necessidade de repetição periódica dos treinamentos

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